Zarządzanie czasem, czyli co robić, aby go nie tracić

Czas to niewątpliwie zasób ograniczony, którego nie da się cofnąć, kupić, magazynować, zastąpić czy zwielokrotnić. Co gorsze - cały czas płynie i nie da się go zatrzymać. Coraz więcej osób zaczyna mieć świadomość, iż brakuje mu czasu, a ten co jest -  przemija zbyt szybko i nie jest dobrze wykorzystywany. Innymi słowy - dużym problemem współczesnego człowieka jest marnotrawienie czasu.

Z jednej strony wpływają na to przyczyny zewnętrzne - takie jak kolejki, korki, awarie, niepunktualność innych osób, konieczność podejmowania określonych zadań czy różnego rodzaju przeszkody. Jednak zdecydowanie większym problem w marnowaniu czasu są uwarunkowania wewnętrzne, czyli czynniki zależne od człowieka (na przykład niezdecydowanie, niepunktualność, brak ambicji, flegmatyczność, zła organizacja, brak wiedzy i wiele innych). Nie ulega wątpliwości, iż większość ludzi nie potrafi efektywnie organizować swojej pracy, a to właśnie zarządzanie czasem jest sposobem na osiągnięcie sukcesów.

Istota zarządzania czasem

Właściwe zarządzanie czasem polega na opanowaniu  i wprowadzeniu w życie określonych procesów, które są niezbędne do tego, aby móc osiągać wyznaczone cele w konkretnym czasie. Procesy te obejmują:

- wyznaczanie celów, czyli dokładne zidentyfikowanie działań, które muszą zostać wykonane,
- planowanie, czyli określenie czasu, który będzie potrzebny do wykonania wcześniej założonych działań,
- podejmowanie decyzji o tym, w jaki sposób zaplanowane działania zostaną wykonane,
- realizowanie zaplanowanych zadań zgodnie z przyjętym wcześniej harmonogramem,
- kontrolowanie wykonanych  działań i ewentualne korygowanie celów.
Wprowadzenie w życie zasad zarządzania czasem wymaga cierpliwości i wysiłku. Z czasem nowe zasady staną się obowiązującym zwyczajem.

Metoda zarządzania czasem

Istnieje wiele metod zarządzania czasem, które mogą być bardzo przydatne - zarówno w życiu zawodowym, jak i prywatnym. Jedną z najbardziej skutecznych metod jest metoda ABC, która polega na wykonywaniu zadań w trzech etapach. Pierwszy z nich obejmuje pisemne przygotowanie wszystkich zadań, które należy wykonać w określonym czasie. Następnie należy każdemu z nich przyporządkować odpowiedni priorytet, według następującego schematu:

- grupa A to czynności bardzo ważne, które musza być wykonane i nie mogą być zlecone innym osobom,
- grupa B obejmuje zadania ważne, ale nie priorytetowe, których część można zlecić komuś innemu,
- grupa C to zadania mało ważne, które można przełożyć w czasie lub zlecić ich wykonanie innej osobie.

Ostatnim krokiem w metodzie ABC jest zaplanowanie dnia - na przykład za pomocą elektronicznego terminarza. Warto też zaplanować czas na kilka dni naprzód i wprowadzać do terminarza jedynie niewielkie korekty, wynikające z niespodziewanych bądź niezaplanowanych zdarzeń.

Biznes Sukces

Z nami osiągniesz sukces!

Zobacz również